1. Identificación del Responsable del Tratamiento

Razón social: Aymsa S.A.S.
NIT: 800.149.245-0
Domicilio principal: Medellín, Antioquia, Colombia
Oficina: Calle 49 #50-21, Edificio del Café, Oficina 2605, Medellín, Antioquia
Correo electrónico: contacto@aymsa.co
Teléfono: (+57) 313 870 0607
Sitio web: www.aymsa.co

2. Marco Legal

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se establece en cumplimiento de:

• Ley 1581 de 2012 — Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales
• Decreto 1377 de 2013 — Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012
• Decreto 1074 de 2015 — Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo
• Circular Externa 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)
• Demás normas concordantes y complementarias vigentes en Colombia

 

3. Ámbito de Aplicación

Esta política aplica a todos los datos personales recolectados, almacenados, usados, circulados y suprimidos por Aymsa S.A.S. en el desarrollo de sus actividades de outsourcing de gestión humana, selección de personal, liquidación de nómina, seguridad y salud en el trabajo, asesoría jurídica laboral y demás servicios relacionados.

Están sujetos a esta política:

• Candidatos a procesos de selección de personal
• Empleados y trabajadores de las empresas clientes
• Representantes legales, contactos comerciales y empleados de empresas clientes
• Visitantes del sitio web de Aymsa S.A.S.
• Cualquier persona natural cuyos datos sean tratados por Aymsa S.A.S. en el ejercicio de su objeto social

 

4. Definiciones

Para efectos de la presente política, se adoptan las definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como datos de salud, biometría, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, entre otros.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento. En este caso: Aymsa S.A.S.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, etc.).

 

5. Datos Personales que Recolectamos

En el ejercicio de sus actividades, Aymsa S.A.S. puede recolectar, entre otros, los siguientes tipos de datos personales:

5.1 Datos de Identificación

Nombres y apellidos, número de documento de identidad, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, nacionalidad, fotografía, firma.

5.2 Datos de Contacto

Dirección de residencia, número de teléfono fijo y móvil, correo electrónico, ciudad y departamento de residencia.

5.3 Datos Laborales y Profesionales

Historial laboral, nivel educativo, títulos académicos, competencias y habilidades, referencias laborales y personales, cargo actual o aspirado, expectativas salariales.

5.4 Datos Financieros y de Nómina

Número de cuenta bancaria, entidad financiera, ingresos, deducciones, embargos, beneficiarios de nómina, información para liquidación de prestaciones sociales.

5.5 Datos de Seguridad Social

Afiliación a EPS, fondo de pensiones, ARL, caja de compensación familiar, información sobre incapacidades médicas.

5.6 Datos Sensibles

En razón de la naturaleza de los servicios prestados y con la debida autorización del Titular, Aymsa S.A.S. puede tratar datos sensibles tales como:

• Datos de salud: resultados de exámenes médicos de ingreso, incapacidades médicas, historia clínica ocupacional
• Datos biométricos: en el marco de estudios de seguridad y poligrafía, cuando aplique
• Antecedentes judiciales: en el marco de estudios de seguridad y verificación de confiabilidad

El tratamiento de datos sensibles se realiza únicamente con autorización expresa del Titular, con las finalidades informadas, y en cumplimiento estricto de lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.

5.7 Datos Recolectados a través del Sitio Web

Datos de navegación, dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, páginas visitadas, formularios de contacto diligenciados.

 

6. Finalidades del Tratamiento

Aymsa S.A.S. trata los datos personales para las siguientes finalidades:

a) Prestación de servicios contratados:

• Ejecutar procesos de selección, reclutamiento y evaluación de candidatos
• Gestionar la vinculación y contratación de personal
• Liquidar nómina, prestaciones sociales y seguridad social
• Implementar y mantener el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST)
• Gestionar el recobro de incapacidades ante las EPS
• Brindar asesoría jurídica laboral a las empresas clientes

b) Cumplimiento de obligaciones legales:

• Reporte a entidades de seguridad social (EPS, fondos de pensiones, ARL)
• Reporte a la DIAN y demás autoridades tributarias
• Atención de requerimientos del Ministerio de Trabajo
• Cumplimiento de la normativa laboral colombiana vigente

c) Estudios de seguridad:

• Verificación de antecedentes judiciales, disciplinarios y fiscales
• Realización de visitas domiciliarias
• Aplicación de pruebas de polígrafo, con consentimiento expreso

d) Relación comercial:

• Gestionar la relación con clientes actuales y potenciales
• Enviar información sobre servicios, actualizaciones normativas y novedades de interés
• Dar respuesta a solicitudes, consultas y quejas

e) Mejora de servicios y operaciones internas:

• Análisis estadísticos y de gestión interna
• Mantenimiento y mejora de sistemas de información
• Auditorías internas

7. Derechos de los Titulares

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, los Titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:

• Conocer: Acceder gratuitamente a sus datos personales que sean objeto de tratamiento.
• Actualizar: Solicitar la actualización de sus datos cuando sean parciales, inexactos, incompletos o fraccionados.
• Rectificar: Solicitar la corrección de datos cuando sean inexactos o induzcan a error.
• Suprimir: Solicitar la eliminación de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o cuando hayan dejado de ser necesarios para la finalidad que motivó su recolección.
• Revocar la autorización: Retirar en cualquier momento el consentimiento otorgado para el tratamiento de sus datos, siempre que no exista una obligación legal o contractual que lo impida.
• Presentar quejas: Acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) cuando considere que sus derechos han sido vulnerados.

 

8. Procedimiento para el Ejercicio de Derechos (Consultas y Reclamos)

8.1 Consultas

El Titular o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de Aymsa S.A.S. La solicitud será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo. Si no es posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo, expresando los motivos y señalando la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.2 Reclamos

Cuando el Titular considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización, supresión o cuando advierta el presunto incumplimiento de la Ley 1581 de 2012, podrá presentar un reclamo. El reclamo será atendido en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a la fecha de recibo. Si no es posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo, indicando los motivos y señalando la fecha en que se dará respuesta, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.3 Canal de Atención

Las solicitudes deben dirigirse al área encargada de la protección de datos personales de Aymsa S.A.S.:

Correo electrónico: contacto@aymsa.co
Dirección física: Calle 49 #50-21, Edificio del Café, Oficina 2605, Medellín, Antioquia
Asunto: «Solicitud Protección de Datos Personales»

La solicitud debe incluir: nombre completo del Titular, documento de identidad, descripción clara de la solicitud y datos de contacto para respuesta.

 

9. Transferencia y Transmisión de Datos

Aymsa S.A.S. podrá compartir datos personales en los siguientes casos:

• Con las empresas clientes: en el marco de los servicios de outsourcing y gestión humana contratados, garantizando confidencialidad mediante cláusulas contractuales.
• Con entidades de seguridad social: EPS, fondos de pensiones, ARL, cajas de compensación, para el cumplimiento de obligaciones legales.
• Con autoridades competentes: DIAN, Ministerio de Trabajo, SIC u otras entidades públicas, cuando sea requerido por ley o por orden judicial o administrativa.
• Con proveedores de servicios tecnológicos: que actúan como Encargados del Tratamiento, sujetos a contratos de confidencialidad y tratamiento de datos.

Aymsa S.A.S. no vende, cede ni comercializa datos personales a terceros con fines distintos a los descritos en esta política.

 

10. Medidas de Seguridad

Aymsa S.A.S. implementa medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, entre ellas:

• Control de acceso a sistemas e información por roles y perfiles
• Cifrado de información sensible en tránsito y en reposo
• Protocolos de copias de seguridad periódicas
• Capacitación continua al personal sobre manejo confidencial de datos
• Acuerdos de confidencialidad con colaboradores y proveedores
• Auditorías periódicas de seguridad de la información

 

11. Tiempo de Conservación de los Datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades que motivaron su recolección y mientras subsistan las obligaciones legales, contractuales o regulatorias que así lo exijan. En particular:

• Datos laborales y de nómina: mínimo 10 años, conforme a la normativa laboral y tributaria colombiana.
• Datos de candidatos no seleccionados: hasta 2 años desde la finalización del proceso, salvo solicitud de supresión por parte del Titular.
• Datos de clientes y contactos comerciales: durante la vigencia de la relación comercial y hasta 5 años después de su terminación.
• Datos de sitio web: hasta 2 años desde su recolección.

 

12. Autorización para el Tratamiento

Aymsa S.A.S. recolecta la autorización de los Titulares de manera previa, expresa e informada a través de:

• Formularios físicos o digitales firmados por el Titular
• Mecanismos de aceptación en el sitio web (casilla de verificación)
• Documentos de vinculación laboral y contractual
• Registros de audio o video cuando aplique

La autorización podrá ser revocada en cualquier momento mediante los canales indicados en la sección 8 de esta política.

 

13. Uso de Cookies y Tecnologías de Rastreo Web

El sitio web de Aymsa S.A.S. puede utilizar cookies y tecnologías similares para mejorar la experiencia de navegación, analizar el tráfico y gestionar el funcionamiento del sitio. El usuario puede configurar su navegador para rechazar el uso de cookies; sin embargo, esto puede afectar la funcionalidad del sitio. Para más información, consulte nuestra Política de Cookies [enlace si aplica].

 

14. Vigencia y Actualización de la Política

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de la fecha indicada en el encabezado. Aymsa S.A.S. se reserva el derecho de modificarla en cualquier momento para adaptarla a cambios normativos, operativos o de cualquier otra índole. Toda modificación será comunicada a través del sitio web de la empresa con una antelación mínima de diez (10) días hábiles antes de su entrada en vigencia.

 

15. Superintendencia de Industria y Comercio

Si el Titular considera que su derecho de hábeas data ha sido vulnerado o que no ha recibido atención satisfactoria a su solicitud, puede acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC):

Sitio web: www.sic.gov.co
Línea de atención: 601 5870000 (Bogotá) / 01 8000 910165 (resto del país)
Dirección: Carrera 13 No. 27-00, Bogotá D.C.